SELECCION DE PERSONAL   la proteccion de datos

En el artículo de hoy veremos cómo se aplica la normativa de protección de datos a los procesos de selección de personal, así como los derechos que asisten quienes participan en ellos buscando un puesto de trabajo.

Contenido del artículo

• Los derechos de un candidato durante el proceso de selección
  • 1.  Derecho a prestar consentimiento para el tratamiento de sus datos de carácter personal
  • 2.  Derecho a ser informado del tratamiento de sus datos
  • 3.  Derecho a que los datos que le soliciten sea pertinentes
  • 4. Derecho al secreto y la seguridad de los datos
  • 5. Derecho de información, acceso, rectificación, cancelación y oposición

Los derechos de un candidato durante el proceso de selección

Los procesos de selección suponen la cesión de muchos datos de carácter personal por parte de los candidatos a un puesto de trabajo. Además, el solicitante de un empleo se encuentra en una posición en la que no es fácil negarse a dar la información que le solicitan.
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y el organismo que vela por su cumplimento, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), prestan especial atención al tratamiento de la información que se produce durante los procesos de selección de personal.   De forma resumida, vamos a ver cuáles son los derechos de un candidato en esta materia.

1.  Derecho a prestar consentimiento para el tratamiento de sus datos de carácter personal

La recogida de cualquier dato de carácter personal requiere que su titular haya dado su consentimiento.  Este consentimiento puede ser revocado en cualquier momento mediante el ejercicio del derecho de cancelación.
 Un curriculum es un conjunto de datos de carácter personal que deben ser protegidos.
Un curriculum, ya sea entregado en papel, en formato electrónico, enviado por email o en otro soporte, está lleno de datos de carácter personal: el nombre y apellidos, datos de contacto, fotografía, email, teléfono de contacto, el número de DNI o NIE, etc.  Además, en los procesos de selección, se plantea una problemática muy específica por varios motivos:

• Por la cantidad de currículum que hay circulando en la actualidad y la facilidad con la que se transmite la información a través de internet. En este sentido, la posible supranacionalidad del intercambio de la información hace que en ocasiones los currículum facilitados a portales de empleo extranjeros en donde la normativa es distinta no reciban un nivel de protección aceptable.
• Por la especial sensibilidad de la que revisten algunos datos personales que potencialmente podrían ser incluídos en la documentación relativa a un proceso de selección como, por ejemplo, datos médicos derivados de una situación de discapacidad del trabajador, o los resultados de pruebas psicotécnicas.
• Por la cantidad de información relativa al candidato que se va recolectando durante un proceso de selección, algo que frecuentemente permitiría trazar una evaluación de la personalidad del individuo, determinando la aplicación de mayores medidas de seguridad.

En caso de conflicto, será el responsable del fichero quien tenga que probar que el candidato dio su consentimiento para el tratamiento de estos datos personales. Por ello, es frecuente que si entregamos el currículum en mano, por ejemplo, nos pueden pedir que firmemos una autorización para su tratamiento. Si se trata de un currículum enviado mediante un correo electrónico pueden contestarnos con un acuse de recibo solicitando nuestro consentimiento. Y si se trata de un portal de empleo online, encontraremos una cláusula relativa a la protección de datos de los candidatos, generalmente en el momento de darnos de alta.
En los grupos de empresas o en cualquier otra fórmula de colaboración empresarial debe tenerse en cuenta que la cesión de los datos contenidos en el currículum o a lo largo del proceso de selección, debe contar con el consentimiento del candidato.

2.  Derecho a ser informado del tratamiento de sus datos

Con carácter previo al tratamiento de los datos, el candidato debe ser informado de forma clara y comprensible acerca de, al menos, estas cuestiones:

• De la existencia de un fichero de datos personales, la finalidad de la recogida de los mismos y el destinatario final.
• De la identidad y dirección del responsable del tratamiento.
• De la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.
• Si se solicita el consentimiento para ceder los datos habrá que estipular claramente la finalidad de esta cesión de datos y la actividad que desarrolla el cesionario. Además, la finalidad de la cesión debe estar directamente relacionada con el cumplimiento de funciones legítimas de ambos.

3.  Derecho a que los datos que le soliciten sea pertinentes

Esto significa que los datos recogidos durante el proceso de selección deben ser únicamente los necesarios para poder evaluar la idoneidad como candidatos, sin resultar excesivos o inapropiados, y guardando una relación de proporcionalidad con respecto a los fines que se persiguen.
Este supuesto es frecuente en el caso de los portales de empleo online en los que, muchas veces, se pide información adicional sobre el candidato al darse de alta. A este respecto, la AEPD ha afirmado que estos datos no pueden recogerse de forma indiscriminada, y que si resulta necesario para un proceso de selección en concreto ya se solicitarán cuando llegue momento.
Los datos tampoco podrán utilizarse para una finalidad distinta a la estipulada inicialmente y sólo se conservarán el tiempo estrictamente necesario atendiendo a la finalidad de la recogida, por lo que, si un candidato es descartado en el proceso de selección, su currículum deberá destruirse en un tiempo prudencial, a no ser que haya otorgado consentimiento para que se almacene de forma permanente.

4. Derecho al secreto y la seguridad de los datos

El encargado de tratar los datos personales deberá garantizar que su personal guarda el debido secreto acerca de los mismos y está obligado adoptar todas las medidas que sean necesarias para garantizar que están seguros. Esto se aplica, muy especialmente, no sólo a la conservación, sino también a la destrucción segura de los currículum. De hecho, en los últimos años se han dado varios casos de empresas que han acabado siendo sancionadas por no destruir correctamente la documentación relativa a los procesos de selección, sin adoptar más medidas que tirarlos a la papelera.

5. Derecho de información, acceso, rectificación, cancelación y oposición

Como todos los titulares de datos de carácter personal, en el momento en que se produce la recogida de los datos personales, el candidato debe ser informado previamente de forma expresa, precisa e inequívoca de la existencia de un fichero, de la posibilidad de ejercitar sus derechos y de quién es el responsable del tratamiento (derecho de información).
Además, tendrá derecho a conocer qué datos personales suyos ha recabado el responsable del proceso de selección (derecho de acceso) y si no son correctos, pedir que sean corregidos (derecho de rectificación).  También puede solicitar  la cancelación de los datos que resulten inadecuados o excesivos (derecho de cancelación) y oponerse a que sus datos personales sean tratados (derecho de oposición).

(c) Un artículo de la redacción de citapreviainem.es

Normativa y más información

• Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
• Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
• Guía para el ciudadano de la Agencia Española de Protección de Datos (pdf)