1. Requisitos para que un gasto
sea deducible
Los
criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico
puede ser considerado como gasto deducible son:
•Deben ser
gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como
dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
•Deben
encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes
facturas. En ocasiones pueden valer recibos.
•Deben
estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros
de gastos e inversiones.
De estos tres
criterios el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de
gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional
y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí
se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto
que se puede afectar a la actividad y el que no.
En 2014 y
2015 Hacienda, en su lucha contra el fraude y en su necesidad de recaudar más,
vino siendo más exigente a la hora de considerar si un gasto es o no imputable
al negocio. Luego vemos varios ejemplos.
Ten en
cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible, aunque deberás
justificarlo, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos
explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una
inspección puedas defenderte adecuadamente. Y no conviene que abuses inflando
tus gastos porque en caso de que te inspeccionen no podrás defenderlo y será
peor.
En cuanto
al segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los
autónomos de pedir factura de todo.
En cuanto a
los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir
identificar quién ha realizado el gasto. Así que aunque sea un poco engorroso
acostúmbrate a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o
supermercados (si lo que adquieres guarda relación con el negocio, claro).
2. Relación de gastos deducibles
en el IRPF
A
continuación relacionamos los gastos más habituales que debe considerar el
autónomo, siguiendo la relación establecida por Hacienda:
•Consumos
de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares,
combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y
material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la
siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales + compras
- existencias finales.
•Sueldos y
salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas
extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en
especie, premios e indemnizaciones.
•Seguridad
social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de
trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo. Por lo que se
refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social, con la reforma
fiscal, a partir de enero de 2015 es deducible el 50% de la aportación por
contingencias comunes. Hasta ahora sólo erán deducibles las de los
profesionales autónomos no integrados en el régimen especial de trabajadores
autónomos que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua, con un máximo
de 4.500 euros anuales.
•Otros
gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión
de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ej- cestas de
navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social
empresarial.
•Arrendamientos
y cánones: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento
financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos
no amortizables.
•Reparaciones
y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes
materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se
consideran inversiones amortizables en varios años.
•Servicios
de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados,
auditores, notarios así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores
independientes.
•Otros
servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas
de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros
de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los
conceptos anteriores.
•Tributos
fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de
actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas,
recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni
los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de
Hacienda.
•IVA
soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la
declaración de IVA, es decir, que no presenten declaraciones trimestrales de
IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas. Lo que
ocurre en actividades exentas de IVA (ej- medicina) y en actividades acogidas a
algunos regímenes especiales (régimen especial de recargo de equivalencia y
régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca).
•Gastos
financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos,
recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de
aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la
utilización de capital propio.
•Amortizaciones:
importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como
inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se
realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación
directa normal puede revestir mayor complejidad al existir supuestos de
libertad de amortización.
Si te
resulta compleja esta vorágine fiscal recuerda que la asesoría online de
Infoautónomos gestiona la fiscalidad de tu negocio para que puedas dedicarte
por entero al mismo.
En
estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán
linealmente de acuerdo con la tabla de
amortizaciones simplificada.
Serán
aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de
reducida dimensión del impuesto de sociedades.
•Pérdidas
por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los
créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados
por avales, seguros ,etc); deterioro de fondos editoriales, fonográficos y
audiovisuales, y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20%
de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.
•Otros
gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales,
gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos,
congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y
cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo
para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio
familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
•Provisiones
deducibles y gastos de difícil justificación: con la entrada en vigor de la
reforma fiscal, a partir de enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000
euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del
rendimiento neto previo.
•Provisiones
fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa
normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las
devoluciones de ventas.
3. Nuevos gastos en 2018:
suministros y dietas
•Suministros
domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a
Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá deducirse un 30% de
los suministros de electricidad, gas, agua, telefonía e internet. Hasta ahora,
tal y como se expone en el apartado cuatro de este artículo, la Dirección
General de Tributos sólo acepta la desgravación si se dispone de contadores
separados, algo nada habitual que deriva bien en su no deducción bien en su
deducción errónea, con riesgo de sanción.
•Gastos por
dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48
euros en el extranjero) cuando no
pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el
extranjero. Ahora bien, deberá cumplir
los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad
económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por
medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura.
Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por
lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el
gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su
actividad.
4. Gastos deducibles
“especiales”: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, vestuario
En concreto
vamos a profundizar en el funcionamiento de los siguientes gastos deducibles:
•Local u
oficina, en alquiler o en vivienda propia
•Vehículo y
gastos asociados: gasolina, mantenimiento, seguro
•Teléfono
móvil
•Gastos de
viaje y dietas: comidas, cenas, billetes de avión, taxis
•Gastos de
vestuario
Local u
oficina específico para la actividad
No
presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el
momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o
037, o presentar una modificación de
datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u
oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler,
reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o
el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses
comprado.
En caso de
estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya
que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy
poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario.Esto
se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.
Y una cosa
más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores
separados de agua o luz para la parte "profesional" y la
"privada" de la vivienda.
Teléfono
móvil
Hacienda te
permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono
diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así
podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad.
A efectos
del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos
autónomos que se dediquen a actividades
de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades
comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores,
mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.
Gastos de
viajes y representación
Podrás
desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión
y tren, pero también taxis) como los de
estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre
deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este
tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por
Hacienda.
Gastos de
vestuario
Sólo se
admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u
otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una
interpretación más flexible.
Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles
•Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
•Donativos y liberalidades.
•Pérdidas del juego.
•Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
•IVA soportado que resulte deducible
5. Gastos deducibles sin factura
•Polizas de
seguros
•Salarios y
seguros sociales
•Cuota de
autónomos
•Gastos
bancarios
•Gastos
realizados en países extranjeros:
•Gastos de
contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras
de la constitución de una sociedad)
•Impuestos
y tasas municipales (IBI,tasa de basura)
