LIBROS DE ACTAS Y DE SOCIOS PRESENTACIÓN TELEMÁTICA

LIBROS DE ACTAS Y DE SOCIOS PRESENTACIÓN TELEMÁTICA

INSTRUCCIÓN DGRN DE 12 DE FEBRERO DE 2015

El pasado 16 de febrero, fue publicada en el BOE la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registro y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

En efecto, la Instrucción Primera que recoge el texto comienza estableciendo que <<El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley>>.

Seguidamente, se deja bien claro que todos los libros (inclusive el de Actas y Socios) que deban llevar los empresarios, tendrán que cumplimentarse en soporte electrónico y que para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, no podrán legalizarse libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados formados por hojas móviles.

Para aquellos libros que daten de antes, la Instrucción Cuarta dispone, literalmente, lo siguiente: <<Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente>>.

La aplicación práctica de lo anterior se traduce en la necesidad de que el Órgano de Administración de la Sociedad emita una Certificación, a fecha 31 de diciembre de 2013, que contenga una diligencia de cierre del libro de actas y de socios, debiendo remitirse dicha Certificación, junto con las Actas de las Juntas Generales que se hubieran celebrado durante el año 2014, antes del 30 de abril de 2015. Éste constituirá el primer envío telemático.

Posteriormente se procederá del mismo modo, es decir, en cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente (aunque podrán ser objeto de legalización el libro de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o los anteriores, pudiendo ser, dicho libro, único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad). El envío telemático se efectuará una vez al año, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio cuyas actas deban legalizarse