LIBROS DE ACTAS Y DE SOCIOS PRESENTACIÓN TELEMÁTICA

LIBROS DE ACTAS Y DE SOCIOS PRESENTACIÓN TELEMÁTICA

INSTRUCCIÓN DGRN DE 12 DE FEBRERO DE 2015

El pasado 16 de febrero, fue publicada en el BOE la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registro y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

En efecto, la Instrucción Primera que recoge el texto comienza estableciendo que <<El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley>>.

Seguidamente, se deja bien claro que todos los libros (inclusive el de Actas y Socios) que deban llevar los empresarios, tendrán que cumplimentarse en soporte electrónico y que para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, no podrán legalizarse libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados formados por hojas móviles.

Para aquellos libros que daten de antes, la Instrucción Cuarta dispone, literalmente, lo siguiente: <<Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente>>.

La aplicación práctica de lo anterior se traduce en la necesidad de que el Órgano de Administración de la Sociedad emita una Certificación, a fecha 31 de diciembre de 2013, que contenga una diligencia de cierre del libro de actas y de socios, debiendo remitirse dicha Certificación, junto con las Actas de las Juntas Generales que se hubieran celebrado durante el año 2014, antes del 30 de abril de 2015. Éste constituirá el primer envío telemático.

Posteriormente se procederá del mismo modo, es decir, en cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente (aunque podrán ser objeto de legalización el libro de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o los anteriores, pudiendo ser, dicho libro, único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad). El envío telemático se efectuará una vez al año, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio cuyas actas deban legalizarse

Los trabajadores fijos discontinuos y la excedencia voluntaria

El contrato de trabajo fijo discontinuo es una figura muy habitual en el sector turístico, en el cual abundan muchas empresas de alojamiento que abren sólo unos meses al año y cada temporada emplean a casi los mismos trabajadores. De esta manera, el trabajador fijo discontinuo es contratado para un período de tiempo fijo y continuado, dentro del volumen de actividad normal de la empresa, aproximadamente en las mismas fechas todos los años. Si bien, el resto del tiempo éste tipo de trabajadores pueden realizar otros empleos, solicitar el paro o el subsidio, volviendo al trabajo en la fecha indicada por la empresa porque el contrato indefinido no se ha extinguido, sino que queda en suspenso durante ese tiempo. Los trabajadores, en este caso, serán fijos en la empresa, con los mismos derechos y obligaciones que los trabajadores indefinidos, manteniendo su antigüedad desde el primer contrato.

Hay que considerar que la vuelta al trabajo en esta modalidad contractual se establece a través de un orden de llamamiento, que viene regulado en el convenio colectivo de aplicación. Normalmente, los llamamientos se producen según el orden de antigüedad en la empresa. Asimismo, si el llamamiento no se produjera, el trabajador puede reclamar en procedimiento de despido ante la jurisdicción competente, tal y como nos indica el artículo 15.8 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Por el contrario, si es el trabajador quien rechaza el empleo, puede entenderse como baja voluntaria, sin derecho a indemnización por despido ni a desempleo.

Como ya se ha indicado, este tipo de contrato ofrece una cierta estabilidad en el trabajo ya que el profesional tiene derecho a ser llamado de nuevo cuando la actividad se reanuda. Pero, ¿qué pasa si durante el tiempo en que el trabajador está desempleado encuentra un trabajo indefinido o simplemente quisiera iniciar su carrera profesional en otro sector?. En este caso, el asalariado podría pedir una excedencia en su trabajo, aventurarse en un nuevo empleo y si sale mal pues volver a su antigua ocupación. Pero realmente, ¿qué se esconde detrás de la figura de la EXCEDENCIA VOLUNTARIA?

La condición de trabajador fijo discontinuo no varía la normativa reguladora en cuanto a las excedencias voluntarias. En este sentido, el empleado que decida dejar de ocupar su puesto de trabajo durante un tiempo determinado, ya sea este indefinido o fijo discontinuo, deberá  cumplir los requisitos recogidos en el artículo 46.2 del ET, debiéndole la empresa reconocer tal derecho. Así, el citado artículo establece que el trabajador con al menos una antigüedad en la empresa de un año tiene derecho a que se le reconozca la posibilidad de situarse en excedencia voluntaria por un plazo no menor a cuatro meses y no mayor a cinco años.

Por otra parte, el mencionado artículo en su punto 5 establece que, para los casos de excedencia voluntaria, el trabajador excedente conserva sólo un derecho preferente al reingreso en las vacantes de igual o similar categoría a la suya que hubiera o se produjeran en la empresa. A tener en cuenta que, la jurisprudencia del Tribunal Supremo ha interpretando este precepto entendiendo que tal derecho preferente al reingreso del trabajador en excedencia voluntaria es un derecho potencial o expectante, condicionado a la existencia de vacante en la empresa, y no un derecho incondicional, ejercitable de manera inmediata en el momento en que el trabajador excedente exprese su voluntad de reingreso (STS 25- 10-2000). Por lo tanto, se condiciona el derecho al reingreso del trabajador a la existencia de vacante de igual o similar categoría a la que ostentaba antes de la excedencia en el momento de la solicitud de reincorporación, no existiendo un derecho a la reserva de puesto de trabajo como se podría creer.

En relación a la determinación de la acción a ejercitar en el caso de negativa empresarial a acceder a la reincorporación del trabajador tras el periodo de excedencia voluntaria, la jurisprudencia del Tribunal Supremo viene distinguiendo entre las situaciones de negativa rotunda e irrevocable de la empresa al reingreso solicitado por el trabajador, de la que deduce la existencia de una voluntad de ruptura del vínculo jurídico-laboral que mantiene con el mismo y las de simple omisión de respuesta a la solicitud de reingreso o de aplazamiento de este último para el momento en que se produzca vacante adecuada para la categoría y puesto de trabajo a desempeñar por el trabajador excedente, afirmando que para el primer supuesto la acción a ejercitar es la de despido, en tanto que para el segundo de los supuestos expuestos se considera que la acción a ejercitar es la del reconocimiento del derecho al reingreso.

Se debe tener en cuenta que, si el asalariado tiene la condición de trabajador fijo discontinuo, por efecto de la excedencia voluntaria solicitada y concedida pierde tal condición, no teniendo otro derecho que el de preferencia para poder ingresar en plaza vacante de tal naturaleza y categoría, cuando exista o se cree, de conformidad con los términos del artículo 46.5 del ET. En el mejor de los casos, si se produce el reingreso, el trabajador no tiene derecho a integrarse en la lista de fijos discontinuos con el numero de preferencia al llamamiento que tenía antes de la excedencia, sino que ocuparía el último lugar de la lista.

Usted tiene varias sociedades, una de las cuales gestiona inmuebles en alquiler.

Usted tiene inmuebles en alquiler y los gestiona a través de una sociedad sin empleados. Pues bien, aunque se considere que desarrolla una actividad económica, podría tener algún problema en el ISD.

Reforma fiscal

Alquiler de inmuebles. Usted tiene varias sociedades, una de las cuales gestiona inmuebles en alquiler. Apunte. Si bien esta empresa no tiene empleados, en su caso sí que desarrolla una actividad económica:

• Para que el arrendamiento de inmuebles se considere actividad económica, la ley obliga a disponer de un empleado con contrato laboral y a jornada completa.
• No obstante, si se tienen varias sociedades que forman un grupo de empresas, no es necesario que ese empleado esté contratado precisamente en la sociedad que tiene los inmuebles, pudiendo estarlo en cualquiera de las otras.

Ventajas. Por tanto, aunque el empleado que gestiona los alquileres esté contratado en otra empresa, la sociedad arrendadora desarrolla una actividad económica y, en consecuencia, es una sociedad “normal” a efectos fiscales. ¡Atención! Pero, aun así, tener el empleado en otra sociedad podría suponerle problemas a la hora de aplicar las reducciones previstas en el Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (ISD) para la transmisión de empresas familiares.

Cuidado con el ISD

“Saltos”. Para aplicar estas reducciones, la normativa hace remisiones de unas leyes a otras. ¡Atención! Y en uno de estos “saltos” existen algunas incoherencias derivadas de los últimos cambios legales:

• La Ley del ISD establece que las reducciones por transmisión de empresas familiares se aplican a las sociedades cuyas participaciones estén exentas en el Impuesto sobre el Patrimonio (IP).
• La normativa del IP establece que están exentas las participaciones de sociedades que desarrollan actividades económicas. ¡Atención! Y para concretar qué se entiende por actividad económica, se remite a la Ley del IRPF (ya que, hasta hace poco, la Ley del Impuesto sobre Sociedades no regulaba esta cuestión).

Incoherencia. Es aquí –en el IRPF– donde se produce la incoherencia comentada, ya que la normativa de este impuesto, cuando liga la existencia de actividad económica con la necesidad de disponer de un empleado a jornada completa, no prevé que dicho empleado pueda estar contratado en otra sociedad.¡Atención! Esa previsión se ha introducido recientemente en el Impuesto sobre Sociedades, pero no existe en el IRPF.

A partir de aquí...

Restrictiva. Así pues, si el empleado está ubicado en otra sociedad del grupo, Hacienda podría interpretar que la sociedad arrendadora no puede aplicarse los beneficios del ISD. No obstante:

• La remisión desde la Ley del IP a la Ley del IRPF se hizo en un momento en el que el Impuesto sobre Sociedades no regulaba el concepto de actividad económica.
• Ahora el Impuesto sobre Sociedades sí regula este concepto. Cabe defender, por tanto, que la remisión del IP también se extiende al Impuesto sobre Sociedades.
• Por tanto, cabe entender que la reducción del ISD para empresas familiares también se aplicará en situaciones como la suya. ¡Atención! Una opción es realizar una consulta vinculante a Hacienda para que ésta clarifique definitivamente esta incoherencia entre leyes.

Si el requisito de tener un empleado a jornada completa lo cumple otra sociedad del grupo, defienda que también le son de aplicación en el ISD las reducciones por transmisión de empresa familiar.

Los errores en el pago delegado de la INCAPACIDA TEMPORAL - IT - 2015

El incumplimiento de la empresa en el pago delegado

El incumplimiento de esta obligación, recocido en el art. 22.4 Real Decreto Legislativo 5/2000, de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, tiene la consideración de infracción grave por “Incumplir las obligaciones económicas derivadas de su colaboración obligatoria en la gestión de la Seguridad Social”. A la que le corresponde una multa de entre 626 y 6.250 euros, como se indica en el art. 40.1.b RD Legislativo 5/2000.

En cuanto al trabajador, cuando la empresa no abona la prestación tiene un año de plazo para reclamar al INSS, o a la mutua, el pago de la mensualidad dejada de percibir, mientras que en el caso de que exista reiteración en la falta de pago del subsidio el trabajador podrá solicitar la rescisión de su contrato de trabajo en los términos previstos en el art. 50.1.b ET, “La falta de pago o retrasos continuados en el abono del salario pactado”, ya que esta es su consideración, salario, que le da a las prestaciones que se hacen efectivas mediante pago delegado el art. 20.1 Orden de 22 de febrero de 1996 para la aplicación y desarrollo del Reglamento General de la Gestión Financiera de la Seguridad Social.

Los  errores  que puede estar cometiendo su empresa en el pago delegado de la IT
Cuando a un trabajador se le reconoce una baja por Incapacidad Temporal (IT) por accidente laboral o enfermedad profesional, la empresa le adelanta, en concepto de pago delegado, el importe de la prestación que le corresponde, que en realidad corre a cargo de la mutua o entidad gestora, y que después la empresa recupera deduciéndolo del importe que debe pagar a la Seguridad Social (SS). A la hora de gestionar este pago delegado, a veces se cometen errores por parte de los distintos departamentos de la empresa, entre ellos el de prevención de riesgos laborales, que hacen que finalmente se produzca una diferencia entre los datos de los que disponen la TGSS y su mutua o entidad gestora, respecto de las deducciones hechas por su empresa. Entre las principales causas por las que se suelen producir estas diferencias se encuentran las siguientes: Realizar erróneamente la tramitación de los partes de accidente o presentarlos fuera de plazo. Ésta es una de las causas más comunes, por lo que es imprescindible que la persona encargada de tramitarlos domine el sistema empleado para su envío. Tenga en cuenta en este sentido que cuando se produce el envío, que se hace telemáticamente, el Sistema Red da una respuesta automática notificando la correcta recepción del parte y de los datos que contiene. Calcular de forma incorrecta la base reguladora de la prestación. Habitualmente, en accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, si la empresa tiene concertadas estas contingencias con una mutua, ésta envía una notificación a la empresa comunicándole cuál es la base reguladora de la prestación según los datos que obtiene de la Seguridad Social. En este caso, es aconsejable revisar con la mutua las cantidades, ya que si se da por buena la cuantía que dice la mutua y existe un error, a la empresa le llegará un requerimiento de la SS, solicitando la subsanación de bases o la devolución de descuentos indebidamente realizados por IT en los seguros sociales. Enviar el parte de alta o de baja con una fecha incorrecta. No comprobar la correcta recepción de los partes de accidente tramitados. Es importante comprobar que los partes no han sido rechazados, porque si esto ocurre no se habrán tramitado y su empresa no podrá aplicarse las deducciones que le corresponden. No haber recordado al trabajador que tiene que entregar en el plazo establecido el parte de alta o baja para asegurarse de incluirlo en el boletín de cotización correspondiente. En el caso de no haber recibido a tiempo el parte de alta o baja por parte del trabajador, no haber subsanado las diferencias producidas. Omitir el envío de los partes de baja, alta y confirmación en caso de contingencias profesionales a través del Sistema Red

Gastos deducibles en renta 2014

VIVIENDA HABITUAL Hasta el 15% de los gastos en adquisición, construcción, rehabilitación o financiación de la vivienda habitual, con un límite de 9.040 euros por contribuyente.Casillas 547 y 548
EMPRESAS DE RECIENTE CREACIÓN. La suscripción de acciones de entidades de nueva creación es deducible en un 20% de las cantidades aportadas, con un máximo del 20%. Casilla 549. CUENTA AHORRO EMPRESA. Se pueden deducir hasta el 15% de las cantidades destinadas a una cuenta ahorro empresa, con un límite de 9.000 euros. Este dinero tiene cuatro años para dedicarse a la creación de una sociedad, con ciertos condicionantes (compra de inmovilizado, gasto de personal) que eviten el fraude. Casillas 562 y 563.
DONATIVOS. El 25% de las donaciones se pueden deducir, pero no vale cualquier asociación o ONG por el mero hecho de serlo: debe estar calificada como de utilidad pública, una entidad pública (Estado, Ayuntamiento…), una Universidad, la Iglesia católica, la Cruz Roja o la ONCE. Para programas prioritarios de mecenazgo (lucha contra la violencia de género, Instituto Cervantes) el porcentaje sube al 30%. La compra o gastos de conservación de patrimonio histórico es deducible en un 15%. La suma de deducciones por estos conceptos no puede superar el 10% de la base liquidable. Casillas 550 a 553.
ALQUILER. Hay deducciones tanto para los inquilinos (condicionadas a la renta, por encima de 24.107 euros se pierde este derecho) y también son deducibles los gastos imputados al inquilino, como IBI o comunidad. El casero también tiene derecho a algunas deducciones.  Casillas 564 y 565.
NIÑOS , FAMILIA… La deducción por maternidad y los cambios en los mínimos exentos son los principales ventajas para las familias. Además, muchas autonomías tienen su propia deducción por nacimiento.
PLANES DE PENSIONES. Las aportaciones a planes de pensiones no dan derecho a una deducción, pero sí a una reducción de la base imponible. Casillas 496 a 498.
APORTACIONES PARA PERSONAS CON DISCAPACIDAD. Las aportaciones por parte de familiares a un plan de pensiones o a un patrimonio protegido a favor de una persona con discapacidad  permiten una reducción de la base imponible. El límite son 10.000 euros por contribuyente, con un límite total de 24.250 euros por beneficiario. Casillas 499 a 502.
PENSIONES COMPENSATORIAS EN DIVORCIO. Se pueden reducir de la base imponible las pensiones compensatorias o de alimentos pagadas al cónyuge tras una sentencia de divorcio. Las cantidades abonadas a favor de los hijos no dan derecho a reducción. Casilla 475
ACCIONES EXTRANJERAS. Los dividendos cobrados en el extranjero sufren una doble retención: en el país de origen y en España. Para compensar este efecto, existe una casilla en la declaración (una vez que han aportado los ingresos y los gastos deducibles de esta inversión) llamada “deducción por doble imposición internacional”. El cálculo es complejo y lo realiza automáticamente el programa PADRE. En todo caso, si la suma total de dividendos cobrada por el contribuyente no supera los 1.500 euros, no es necesario rellenar estos campos, dado que están exentos de tributación en España. Casilla 583.
RENDIMIENTOS DEL TRABAJO. Los contribuyentes con base imponible inferior a 12.000 euros pueden aplicarse deducciones por rendimientos del trabajo o actividades económicas. Si la base imponible es inferior a 8.000 euros deducen 400 euros. Si es de 8.000 a 12.000 euros, será 400 euros menos el resultado de multiplicar por 0,1 la diferencia entre la base imponible y 8.000 euros. Casilla 584.
DEDUCCIONES AUTONÓMICAS. Las comunidades tienen habilitadas distintas deducciones por estas categorías: Descendientes, Adopción, Familia numerosa, Familia monoparental, Maternidad, Paternidad, Discapacidad, Convivencia con ascendientes, Edad superior a 65 o 75 años, Viudedad, Trabajo dependiente, Acogimiento, Desempleo, Empleo de ayuda doméstica, Labor no remunerada en el hogar, Gastos educativos, Defensa jurídica laboral, Seguros individuales de salud, Guardería, Inversión en vivienda, Ayuda vivienda protegida, Alquiler de vivienda, Fomento del autoempleo, Donaciones, Traslado de residencia, Gestión forestal , suelo rústico, Inversión energía o agua, Inversión en nuevas sociedades o Inversión en nuevas tecnologías.

Los cambios en la forma de tributar -- Cambios en los modulos

Los cambios en la forma de tributar de los autónomos a partir de 2016-  en  modulos

 

Uno de los cambios que ha traído la Reforma Fiscal es la desaparición de los Módulos de Autónomos 3, 4 y 5, que corresponden con las actividades de fabricación y construcción, que actualmente se les está aplicando una retención del 1%. A partir de ahora, las actividades económicas que estén incluidas en estos módulos, quedarán excluidas de este sistema de tributación.

Asimismo, el resto de actividades, se beneficiarán de una rebaja en la cuantía del volumen, para poder formar parte del sistema de tributación por módulos. De esta manera, las actividades comerciales al por menor, cuando no superen los 250.000€ anuales de ingresos y los 150.000€ anuales de gastos mantendrán el sistema de tributación por módulos.
Actividades de los módulos 3, 4 y 5
En concreto, tal y como señalan desde la asesoría Gabinete Gestor, las actividades empresariales que pertenecen a los módulos 3, 4 o 5, y, por tanto, dejarán de tributar a través de este sistema son las siguientes:

• Carpintería metálica y fabricación de estructuras metálicas.
• Calderería.
• Fabricación de artículos de ferretería, cerrajería, tornillería, derivados del alambre, menaje y otros artículos en metales n.c.o.p.
• Los relacionados con la confección en serie de prendas de vestir y sus complementos, excepto cuando su ejecución se efectúe mayoritariamente por encargo a terceros y las que son ejecutadas directamente por la propia empresa, cuando se realice exclusivamente para terceros y por encargo.
• Fabricación en serie de piezas de carpintería, parqué y estructuras de madera para la construcción.
• Industria del mueble de madera.
• Impresión de textos o imágenes.
• Albañilería y trabajos de construcción en general.
• Instalaciones y montajes excepto las relacionadas con fontanería, frío, calor y acondicionamiento de aire.
• Instalaciones de: fontanería, frío, calor y acondicionamiento de aire.
• Instalación de pararrayos y similares.
• Montaje e instalación de cocinas.
• Montaje e instalación de aparatos elevadores de cualquier clase.
• Instalaciones telefónicas, telegráficas sin hilos y de televisión en edificios.
• Montajes metálicos e instalaciones industriales completas, sin vender ni aportar la maquinaria ni los elementos objeto de instalación o montaje.
• Revestimientos, solados, pavimentos y colocación de aislantes.
• Carpintería y cerrajería.
• Pintura .
• Revestimientos con papel, tejido o plásticos.
• Terminación y decoración de edificios y locales.
• Trabajos en yeso y escayola.

Qué hacer si a tu empresa le afecta este cambio de la Reforma Fiscal
En primer lugar, se debe tener en cuenta que en el ejercicio de 2015 se seguirá tributando como hasta ahora. Sí hay que decidir de cara al próximo año si se tributa como autónomo en Estimación Directa o se constituye como Sociedad Mercantil. Para ello, hay que estudiar la facturación media y la situación fiscal para poder hacer el cálculo de lo que supondrá un caso u otro en la declaración de la renta y cual interesa más.

Riesgos psicosociales

Riesgos psicosociales:

 

Los riesgos psicosociales (estrés, mobbing, ansiedad, depresión…) van en aumento en España y en toda Europa, ligados a un contexto laboral y social crítico como el actual. Hay fórmulas para atajarlos.
Las siguientes tres pautas, centradas en el papel de los directivos, mandos intermedios y superiores, le ayudarán a crear un estado de bienestar laboral que propicie una mayor eficacia y productividad.

1. Implicar a la alta dirección. Conseguir que sean los primeros prescriptores de la importancia de combatir, prevenir y atajar los riesgos psicosociales es crítico para conseguir minimizarlos y, llegado el caso, erradicarlos. Para conseguir la implicación de los directivos, la empresa podrá encargarles de forma periódica informes (distintos a la memoria anual) sobre la seguridad y salud de los trabajadores. Otra opción podría ser ligar una parte de su retribución a los indicadores de salud laboral de los trabajadores a los que dirigen (índice de rotación, accidentes laborales sufridos, trabajo desarrollado, etc.).
2. Formar a líderes. Puesto que los directivos tienen el deber de crear un entorno de trabajo seguro y saludable, la empresa deberá formar sistemáticamente, en materia de responsabilidad social y gestión de equipos, a todas las personas que vayan a asumir puestos directivos: capacidad de negociar, de escuchar e interactuar, de gestionar las relaciones laborales, que sepan cómo fomentar una cultura preventiva
   
   
3. Analizar el papel de los jefes inmediatos. Las decisiones de los gerentes son las primeras que repercuten en el bienestar de los empleados. Las nuevas formas de organización y agrupación empresarial (el teletrabajo, la organización matricial…) perjudican su poder de decisión. La empresa puede fortalecerlos proporcionándoles una mayor autonomía y margen para que adopten decisiones que propicien el bienestar y la cohesión de su equipo.