1. ¿Cómo se mi empresa está lista para exportar o importar?
Te vamos a responder a la gallega. ¿Tiene tu empresa una recepcionista bilingüe? ¿Tu cadena de producción puede responder a picos de demanda elevados? ¿Cuentas con un equipo comercial capaz de afrontar el nuevo reto (viajes, horarios irregulares...? ¿Tienes capacidad financiera para dar el salto al exterior? ¿Tienes un producto o servicio competitivo? ¿Como importador, buscas acuerdos duraderos? Pero más importante que esta autoevaluación es tu compromiso (como gerente, propietario o socio mayoritario) con la decisión de internacionalizar la empresa, una obsesión que debes contagiar al resto de los departamentos y personal. Y esto vale tanto si decides exportar como importar productos y servicios. Dicho esto, Carlos Nunes, director general de Globally Consulting, pone en valor la creación de un departamento de import/export (externalizado o no), “que reporte directamente a la dirección, formado por personas especializadas en comercio internacional, con conocimiento de idiomas, habilidades para negociar en mercados diferentes”.2. ¿Solo o en compañía?
En comercio exterior existen tres fases que determinan la consolidación del proyecto empresarial en el mercado de destino. La primera son las operaciones comerciales de venta en el exterior. Para esto basta con un intermediario comercial que recoge la mercancía en puerto y la comercialice. La segunda, es la cooperación con un socio local que se encargue de todo el proceso?(incluimos aquí consorcios y joint venture). La tercera es la implantación productiva, “una decisión que toman pocas pymes españolas”, indica Emilio Carmona.Aunque existen valientes excepciones, si se trata de mercados emergentes o en países en vías de desarrollo, la recomendación es iniciar la aventura exterior acompañado. La labor de un socio local te allanará el terreno y te evitará sorpresas. Con un distribuidor o agente comercial te ahorras la estructura logística, oficinas, personal y transporte. Recuerda que al principio aquilatar los costes es prioritario.
3. Incluye en tu agenda la visita a ferias
Ya sea como expositor o como visitante, te permitirán conocer las condiciones de mercado y hacer contactos con posibles partners y proveedores. Eso sí. Elige bien. Céntrate en las sectoriales y profesionalizadas. Es una labor que exige mucha dedicación al principio. Hay que hacer lo que José María Cantatero, socio de Biodis (complementos alimenticios y vitaminas), llama Lluvia de estrellas en referencia al programa de televisión. “En ocasiones, hemos ido a dos ferias seguidas. Tras desmontar el stand de la primera, nos hemos cambiado en los baños del aeropuerto de turno los trajes de chaqueta por ropa cómoda, para volar esa noche a otro país, y vuelta a empezar al día siguiente con el montaje del stand de la segunda feria”, recuerda. Biodis exporta a unos 20 países. A la visita de las ferias deberías sumar viajes de prospección, misiones comerciales, organizadas por el ICEX y Cámaras de Comercio.4.¿Qué documentación es necesaria?
Familiarízate con los siguientes términos. Forman parte de la documentación fundamental en operaciones exteriores.- Documentos comerciales. Incluye la factura comercial, factura pro forma, certificado de origen (lo tramitan las Cámaras de Comercio) y lista de contenido o parking list (descripción de la mercancía).
- Aduaneros. Son los Cuadernos ATA y CPD (permiten enviar mercancías temporalmente a 75 países); Documento Único Administrativo (DUA), que tramita la Agencia Tributaria; Intrastat (declaración periódicas).
- De transporte. Hablamos de la carta de porte por carretera, ferrocarril, marítimo y aéreo.
- Certificados. Incluye los seguros, certificados sanitarios, etc.
- Trámites aduaneros. Tendrás que formalizar la Inscripción en el Registro de Exportadores (impreso modelo 036) y el IVA.
5. Que no te den gato por liebre o cómo elegir partner
La correcta elección de un socio o proveedor es un factor clave en el proceso que has iniciado. Las ferias son un excelente escaparate para entrar en contacto con ellos, pero desconfía de los que quieren cerrar un acuerdo in situ. Antes de rubricar nada, busca información de ese potencial socio o proveedor: tamaño de la empresa, producción, habla con empresas que hayan trabajado con él, su solvencia financiera (en el caso de un socio) y cumplimiento de plazos de entrega (proveedor). Una vez tomada la decisión, “es fundamental que se cree una relación de confianza y de conocimiento, tanto mutuo como del producto o servicio que se ofrece y del mercado. Para que la asociación refuerce la empresa, convirtiéndola en más competitiva, es clave que el socio elegido cuente con una buena red de contactos y capacidad para ampliarla, así como con estabilidad financiera”, aconseja Jesús Sáinz, presidente de PromoMadrid.6. El dilema de los medios de pago
¿Cuál elegir? La elección depende del país, volumen y confianza con el cliente. Para pedidos ocasionales y de poco volumen, mejor la transferencia bancaria u orden de pago; puede ser simple o documentaria, dependiendo de si el beneficiario exige o no la presentación de algún justificante. Los gastos derivados de las comisiones bancarias las asume cada parte. Si tienes plena confianza en tu cliente, no lo dudes, el cheque bancario internacional es el medio más sencillo, económico y de cobro seguro. Otros medios más complejos y utilizados en operaciones de cierto calado son la remesa y el crédito documentario. La remesa puede ser simple simple o documentaria. En la primera, si tu eres el exportador entregarás al banco de tu cliente la letra o pagaré para que proceda a gestionar su cobro en el plazo acordado. La segunda te permite mantener el control documentario de la mercancía, ya que el banco no entregará al cliente la documentación comercial hasta que el importador acepte la letra. En los casos en que la experiencia con el comprador no es buena, el ICEX recomienda liquidar las operaciones a través de medios de pago documentarios, “y al negociar con los importadores los documentos que deben presentarse, no aceptar la exigencia de documentos que resulten muy onerosos o muy difíciles de obtener. También hay que ser muy riguroso en la correcta emisión de los documentos y en el cumplimiento de los plazos para su presentación”. Para asegurarte el cobro, otras soluciones pasan por los s eguros de crédito a la exportación, factoring (la empresa exportadora cede las facturas a una entidad financiera para que gestione su cobro) y forfaiting (el exportador vende un documento de pago a una entidad financiera).7. La importancia de las costumbre y usos locales
No son pocas las negociaciones que se han ido al traste por no tener en cuenta este aspecto. ¡No seas el elefante que entra en la cacharrería! En Protocolo en las relaciones internacionales de la empresa y de los negocios, Carmen Cuadrado evidencia la importancia de conocer la cultura locales con esta divertida anécdota: “En una ocasión, una pareja de europeos que viajaba con su perrito por un país asiático decidió entrar a comer a un restaurante típico de la zona. Dejaron al animalito en custodia y se sentaron a esperar que les trajeran la carta. Pero cual sería su sorpresa cuando el camarero apareció con un suculento asado de carne y lo depositó, sonriente, delante de ambos comensales. ¿Su contenido? Estaban en un restaurante donde era costumbre que los clientes acudieran con su animal de compañía para que lo ¡LO COCINASEN!”.A continuación te describimos cómo hacer poco ruido en el cara a cara con tres interlocutores (japonés, chino y árabe) con protocolos diametralmente opuestos a los occidentales. En el caso del japonés, elige ropa discreta, descarta las joyas y sé puntual a la reunión; si al saludarte opta por una reverencia japonesa, repítela; interésate por su cultura; prepara tu estómago para comidas y cenas... y no descartes acabar cantando en un karaoke. Con esta apretada agenda social no cerrarás ningún acuerdo, pero establecerás vínculos personales que te permitirán hacerlo más adelante. En el caso de un interlocutor chino, nunca le mires de forma prolongada, le apuntes con el dedo o cruces las piernas (se entenderá como una grosería). Por cierto, ganarás puntos si tu tarjeta de visita está traducida a su idioma. Y en las relaciones personales, memoriza la siguiente expresión: ‘guanxi’. Es el barómetro que mide la cantidad y calidad de los contactos personales. Eso sí. Para afianzarlo hay que edificar una relación de mutua confianza, en la que se incluyen comidas, visitas y regalos corporativos. Y si tu interlocutor es árabes, no te extrañe que el apretón de mano se prolongue más de lo habitual. Es su costumbre. A la hora de vestir, elige trajes de tonos oscuros y si eres mujer, tendrás que adaptar tu vestimenta al país que visites. Por ejemplo, en Irán, Irak y Arabia Saudí deberás cubrirte los brazos, el cuello y las piernas. En todos los casos, el maquillaje y las joyas, en su justa medida. Tampoco cruces las piernas ni des la mano izquierda a un árabe (es la impura). Sé puntual a las citas aun cuando no lo sea tu interlocutor.
8. ¿Cómo puedo proteger mi marca en el comercio internacional?
Existen dos vías para proteger tu invención. El sistema PCT o solicitud internacional, con el que a través de un único documento pides protección de tu invención en un total de 128 países. La otra vía es la solicitud de la patente europea, en la que tu designas aquellos Estados en los que quieres la protección de tu invención. La solicitud de la patente europea es tramitada por la Oficina Europea, pero se pude entregar en la Oficina Española de Patentes y Marcas Española (www.oepm.es). La puedes presentar en cualquiera de los idiomas oficiales de la UE (inglés, francés y alemán).9. Necesito traducir el manual de mi producto, la patente, packaging...
Tienes varias opciones: contratar los servicios de una agencia de traducción (física o de Internet) o acudir a traductores freelance. Las tarifas varían según el tipo de traducción (técnica o no), la combinación de los idiomas (la más cara es español-chino y español-árabe), el número de caracteres/documentos a traducir y la urgencia. Para que te hagas una idea, la tarifa de español a inglés o francés está en unos 0,075 euros por palabra. Muchos traductores, y sobre todo las agencias, te pedirán un encargo mínimo (un documento no inferiores a 300 palabras). En los casos de traducciones técnicas (patentes, contratos y manuales operativos...), el traductor te solicitará también un glosario de términos específicos de la actividad de tu negocio. A efectos contables, las traducciones está exentas del pago del IVA. No olvides pedir varios presupuestos, contrástalos, y recuerda que la calidad, como en todo, se paga más.10. Por tierra, mar y aire: aspectos de logística y transporte.
En import/export es fundamental entender cómo funcionan los aspectos logísticos y de transporte internacionales. Es la partida de la inversión más elevada. Tres son los medios para enviar tu mercancía al mercado de destino: transporte por carretera, barco y avión. Cada medio tiene asociado unos costes que lo hacen único y perfecto para según qué tipo de envío. Si se trata de productos perecederos, ni lo dudes: lo tuyo es el avión. El tren es la mejor alternativa para un servicio directo y seguro de grandes volúmenes. Presenta dos modalidades: el transporte combinado (tren+carretera) y el de cargas completas de origen a destino (para graneles sólidos o líquidos, productos especiales..). Los agentes que interviene son el operador intermodal y Renfe. El transporte por carretera es la elección para destinos intraeuropeos y volúmenes de mercancía pequeños y medianos. Su baza competitiva es el envío puerta a puerta. Para grandes volúmenes y destinos lejanos, la opción más económica es el transporte marítimo. La carga va en contenedores y el pago se llama flete. En el caso de que no llenes un contenedor puedes hacer grupaje y compartir los gastos del flete con otros exportadores en tu misma situación. Los agentes que intervienen son la compañía naviera, el transitario, el consignatario y la compañía estibadora. Por último, señalarte que en comercio internacional las condiciones de entrega de la mercancía se definen a través de unos códigos o Incoterms. De manera general determinan el lugar y la forma de entrega de la mercancía; el reparto entre exportador e importador de los gastos relativos a las operaciones de transporte, carga y descarga de las mercancía, seguros y aduanas, etc.; la transmisión de los riesgos y responsabilidades de pérdida o daños de la mercancía del exportador al importador; los documentos, trámites y gestiones administrativas (obtención de licencias, certificados, documentos de transporte) que son responsabilidad del exportador.11. ¿Qué variables determinan el precio de mi producto?
En una oferta comercial a un cliente internacional no puede faltar la descripción del producto, cantidad, condiciones de expedición, entrega y pago, precio y divisa. De todos ellos el precio tiene especial relevancia ya que va determinar la competitividad de tu producto en el mercado elegido. ¿Cómo calcularlo? Toma nota. Al precio de venta final en destino (puedes conocerlo visitando tiendas del país o en portales B2B), tienes que sumarle los márgenes de distribución (importador, distribuidor, detallista); gastos de transporte y seguro; aranceles y gastos de aduanas (incluirá despacho de exportación y el de importación, los aranceles y cualquier otro impuesto o tasa que graven la entrada de productos de importación); gastos financieros (comisiones, cambio de divisas,etc); gastos de comunicación (los relativos a prospección de mercados, visita a ferias, publicidad...); margen comercial y precio de coste.Carlos Nunes, responsable de Globally, señala que “si la fórmula es a través de distribuidor local y con entrega de las mercancías en nuestro almacén los costes pueden inclusive no variar o hacerlo muy poco dependiendo de cual de las partes hace las adaptaciones necesarias al mercado de destino (homologaciones, traducciones, certificados, etiquetado…); servicios adicionales que pueden ser requeridos (mantenimiento, garantías…) y otras características que, aún no siendo obligatorias legalmente, son importantes para la imagen de nuestro producto (diseño, embalaje, catálogos, información adicional…)”. Una recomendación: si quieres empezar bien en el mercado, no pongas precios por encima de tu competencia y tampoco comiences con descuentos. Según los expertos consultados, “crear al inicio una imagen de producto barato se paga a largo plazo”.
12. Quiero convertir mi web en tienda virtual para exportar
La decisión de salir al exterior utilizando Internet como canal de ventas es más que aconsejable en los tiempos que corren. Ahorras costes y eliminas intermediarios. Eso sí. Para transformar tu web en un canal exportador, lo primero es revisar su estructura. Asegúrate de que puede soportar fechas de punta de venta (pide a tu proveedor que haga una simulación de ese supuesto), que la plataforma es multi-idioma y multi-moneda (tú eliges cuál o cuáles según el mercado o mercados objetivo), que dispone de pasarela de pago (el equivalente a la TPV de cualquier comercio), está optimizada para buscadores, permite una gestión completa de pedidos y clientes (carrito de compra), dispone de cálculo de gastos de envío y tiene control de stock. Si vendes productos, es fundamental hacer una descripción detallada e incluir un buscador. Tampoco puede faltar un apartado sobre condiciones de compra, con información sobre la lista de precios, sistemas de pago, formas de envío, garantía, devoluciones y cambio, limitación de responsabilidad, protección de datos. Y lo fundamental: contratar los servicios de un operador logístico y de transporte trasnacional. Consejo de experto: “Vender sólo a través de la Red en mercados emergentes está llamado al fracaso (se hace necesario una venta más personal); no así en países con un fuerte desarrollo de la Sociedad de la Información. Y al igual que si se tratase de un venta física, analiza tu competencia on line”.13. SOS Necesito dinero para mi aventura de import/export ¿A quién acudo?
Encontrarás líneas específicas para la internacionalización de las pymes en préstamos ICO e ICEX, Cofides y organismos multilaterales. Las hay para casi todo tipo de necesidades: desde paquetes que subvencionan los costes de asistencia a ferias y viajes de prospección a préstamos con condiciones ventajosas (bajo tipo de interés, plazos de amortización a 10 años y sin carencia) a la financiación de proyectos de inversión de más calado (adquisición de bienes, compra de empresas...). En estos casos, la financiación suele cubrir hasta el 80% de la inversión necesaria. No desaproveches la oportunidad de financiación de los Préstamos ICO-ICEX dirigido a las empresas PIPE (Plan de Iniciación a la Promoción Exterior).14. Cuando es recomendable una joint venture
Siempre que hayas alcanzado un buen conocimiento del mercado destino y quieras crecer en él compartiendo la inversión con un socio local. Optar por una joint venture o sociedad mixta es siempre más económico que montar una filial propia. La Comisión Europea define joint venture como “una empresa sujeta al control conjunto de dos o más empresas que son económicamente independientes la una de la otra”. La primera ventaja es económica, ya que compartes con el socio local los gastos de constitución al 50%: La segunda, estratégica, porque si estás pensando en constituir una joint venture indicará que están en el último escalón de la internacionalización: el de la implantación física en el mercado y el de las alianzas. Otras razones para montar una joint venture internacional, según el ICEX, son: reducir el plazo de introducción de un producto en un mercado exterior, adquirir y/o transferir tecnología y/o know how, como requisito de agrupación empresarial para el acceso a mercados exteriores ‘cerrados’, consolidar una red de distribución en un mercado exterior, reducir costes económicos para el desarrollo de un producto, diversificar riesgos, mejorar la capacidad productiva, compartir conocimientos y experiencia con otras empresas, lograr una mayor competitividad o simplemente por beneficiarse de incentivos fiscales. No obstante, “la constitución de una joint venture implica cierta pérdida de independencia y autonomía”, matiza Emilio Carmona, jefe del Área Internacional del Consejo Superior de Cámaras. Para afrontar la inversión de una joint venture, valora los instrumentos de financiación específicos a través de ICO o planes como Europartenariat. BC-Net, Interprise, ECIP, IPE y JEV.15. La unión hace la fuerza: los consorcios de exportación
Como señala Balbino Prieto, “uno de los problemas de las empresas españolas es su pequeño tamaño, lo que dificulta su internacionalización”. Al rescate de esta ‘realidad incómoda’, salen los consorcios de exportación y las UTE (Unión Temporal de Empresas). Haciendo de la unión su fuerte, los consorcios se revelan como una buena alternativa para competir en la arena internacional, ya que permiten la agrupación de las pequeñas empresas con objetivos de exportación e intereses comunes. Resultado: ganan mercado y reducen costes. ¿Cómo funcionan? Los hay para vender los productos o para promocionarlos. ¿Requisitos? No pueden estar formados por menos de tres empresas. Desde el punto de vista jurídico, tienen personalidad propia y personal independiente de las empresas que lo constituyen. Un gerente suele estar al frente de cada uno de ellos. Entre las tareas que realizan están las de participar en acciones de promoción, realizar misiones comerciales, visitar ferias, organizar visitas a los clientes, detectar oportunidades comerciales y realizar los pedidos. Mayoritariamente las empresas que se decantan por constituirse consorcios suelen pertenecer al sector de alimentación y bebidas, y material industrial. El coste de una empresa que ingresa en un consorcio de exportación está en unos 18.000 euros. Las ventajas son claras: reducen coste, vas acompañado en la aventura exterior y la percepción del cliente extranjero es que eres grande. Algunas recomendaciones de los expertos para que funcionen correctamente son: “Que el tamaño de las empresas sea similar, que exista una complementariedad de los productos y que compartan el mismo canal de distribución en el mercado de destino”. Más técnico es el perfil de las empresas que se acoge a la Unión Temporal de Empresas (UTE). En este caso, es necesario una mayor inversión (hay que constituir sociedad), músculo financiero y recursos productivos.16. A cuenta de la subcontratación
Otra forma de internacionalizar tu empresa es convirtiéndote en subcontratista de una gran empresa o multinacional. Éstas, cuando ganan un contrato, ejecutan las obras y mantenimiento a través de compañías de pequeño y mediano tamaño. Las empresas de ingeniería, automoción, telecomunicaciones, nuevas tecnologías y constructoras son las que más tiran de subcontratación para desarrollar sus compromisos internacionales. Indra, Telefónica, IBM, Endesa, ACS, Acciona, Técnicas Reunidas... Acude a los departamentos de Compras, y pide que te incluyan en su lista de empresas proveedoras. Los contratistas forman bolsas de empresas a las que después reclaman su participación en los proyectos. Los criterios de selección pasan por estándares de calidad similares a los de la empresa contratista, desarrollo tecnológico y márgenes ajustados.17. Condiciones para licitar en concursos internacionales
¿Eres una empresa consolidada, flexible, especializada y con capacidad de producción? Si es así, encajas con el perfil de las empresas ganan licitaciones y concursos internacionales. No es una tarea fácil. Querer ingresar en este selecto club implica una búsqueda activa de información de proyectos y oportunidades comerciales. Las licitaciones pueden ser públicas o privadas. Las primeras las encontrarás publicadas en los boletines oficiales, páginas web de la Administración y de los organismos convocantes. “Cualquier persona jurídica interesada puede participar y, generalmente, además de los datos propios de la compañía, registros mercantiles y demás documentos legales, deben anexarse antecedentes históricos que incluyan capacidad de producción, modalidad de los productos, tiempos de entrega y especificaciones técnicas varias, que permitan calificar al participante como proveedor, bien para una oportunidad de negocio específica o permanente durante un período de tiempo”, según el ICEX. También puedes encontrar concursos en los programas de bancos de desarrollo y planes de cooperación de la Unión Europea. Eso sí. “Para participar en las licitaciones hay que olvidarse de los proteccionismos del Estado y salir al exterior sabiendo que las cartas que le harán ganar la partida son fundamentalmente el precio y la calidad ofrecida”, recuerdan desde el ICEX. En el ranking de las licitaciones destaca Naciones Unidas, uno de los principales compradores de productos y servicios a través de sus 36 agencias. De hecho, cada año emite unos 100.000 contratos y órdenes de compra. Para acceder al mundo de las licitaciones también cuentas con el apoyo del ICEX y su programa Licita, que se inscribe en el marco del Plan E de recuperación económica.18. ¿Realizar operaciones comerciales en el exterior aumenta la carga fiscal?
No. Precisamente para evitar pagar un impuesto dos veces, España tiene firmado convenios de doble imposición con cerca de 90 países (www.meh.es). Como reconoce Carlos Nunes, “la fiscalidad ha sufrido cambios para adaptar la normativa a la tendencia a la internacionalización de las empresas españolas, de manera que las ventajas que puedan tener las empresas en el comercio internacional no queden invalidadas por una presión fiscal que no sea la más adecuada”. El director general de Globally Consulting también advierte que “al igual que en los requisitos y licencias necesarios no existe una fórmula única, tampoco en fiscalidad podemos simplificar: es fundamental saber el tipo de operación/inversión y el Estado de origen y destino”.19. ¿Cómo recuperar el IVA internacional?
Visita a ferias, salones, compraventas… Si realizas alguna operación con otra empresa de los Estados miembros de la Unión Europea-25, puedes reclamar la devolución del IVA soportado. “La venta intracomunitaria está exenta del IVA. Se emite la factura, con su número correlativo y resto de datos necesarios, pero no se repercute el IVA. Las compras tributan en destino”, según señalan en el ICEX. Las Cámaras de Comercio tienen un servicio de tramitación de estas devoluciones.“El procedimiento ha sido facilitado con la introducción de la presentación telemática en el país de establecimiento. En España puede ser solicitada la devolución través del modelo 360 o bien trimestral o anualmente según el importe. En el caso de que no haya devolución o notificación de la AEAT, esta enviará la solicitud en el plazo de 15 días desde su recepción al Estado o Estados de devolución que comunicará la fecha de recepción y tiene cuatro meses desde esa fecha para informar al solicitante la aceptación o rechazo de la solicitud”, según Carlos Nunes, quien a continuación nos explica la operativa para el cálculo del IVA.:
- Hallar la base imponible de los derechos de arancel a la importación.
- Calcular la cuota correspondiente a los derechos de arancel y, en su caso, a los impuestos especiales, si la mercancía estuviera sujeta a ellos.
- Calcular la base imponible del IVA a la importación, constituida por el valor en aduana de los productos importados.
- Una vez determinado el valor en aduanas, añadir al mismo conceptos no incluidos en la base imponible.
- Aplicar los tipos respectivos para obtener la cuota del IVA de importación.
- El IVA se paga antes de despachar la mercancía (salvo que se entregue un aval o garantía ante el consignatario).
- Además, en el formulario del IVA, en el apartado de IVA deducible, hay una fila destinada a “IVA deducible por cuotas satisfechas en las importaciones”.
